面接後のお礼状・お礼メールの書き方


就職・転職ノウハウとして、面接後にお礼状・お礼メールを書いた方が良いと聞いたことがあるだろう。本当だろうか?

私自身が転職エージェントとして働いていた経験からすると、マイナスに働くことは基本的にないと考えている。実際に私自身も担当していた求職者に対してお礼状を書くことをおすすめしたことがある。かといって、毎回の面接の度に書くことをおすすめしてきたわけではない。マイナスに働くことはないのであれば毎回書いてもいいように思われるが、毎度書くのも負担は大きいので、ここぞというときにだけ書くことをおすすめしてきた。それでは「ここぞ」というタイミングはどのようなタイミングだろうか。

今回の記事では、お礼状・お礼メールの効果や提出すべきタイミング、またお礼状・お礼メールの書き方について紹介したいと思う。

1.お礼状・お礼メールの効果

お礼状・お礼メールなんて形式ばっていて嘘くさいし、効力なんてないのではないか?とお思いだろう。だが驚くなかれ、意外や効果はある。お礼状・お礼メールにどのような効果があるのか、なぜ効果があるのかについては以下で説明したい。

1−1.お礼状・お礼メールによって志望度の高さが伝わる

お礼状・お礼メールを送る目的は、志望度の高さを改めて企業に対して伝えることだ。

面接後にお礼状・お礼メールをわざわざ送る求職者は意外と稀だ。送らなかったとしてもマナー違反とはされないし、送られてくることを期待する採用担当者もいない。だからこそお礼状・お礼メールは効力を発揮する。

普段送られてこないお礼状・お礼メールが手元に届けば、採用担当者からすると特別志望度が高いように感じるだろう。特に手書きで書いて郵便ポストに投函する手間も必要とされるお礼状であればなおさらだ。

面接の中で上手く志望度の高さを伝えられなかった場合はなおのこと、お礼状・お礼メールで志望度の高さを改めて伝えるといいだろう。口頭では伝えきれなかった想いも文章であれば余さずに伝えられる。

1−2.お礼状・お礼メールによって誠実さを伝えられる

また、お礼状・お礼メールを送ることによって誠実さを伝えることもできる。

もちろん採用担当者も「面接後にお礼状・お礼メールを送った方が良い」という情報がインターネット上に流れていることは知っている。それにも関わらず、誠実さなんてアピールできるのかと疑問にお思いだろう。

だが、できる。

なぜなら意外と皆送らないからだ。特に、手書きで作成して郵便ポストに投函しなければいけないお礼状ともなればなおのことだ。例えインターネット上に流れている情報をそのまま再現していることが採用担当者が分かっていたとしても、多少の手間がかかることは事実だし、その他の求職者がやらないことをわざわざやることでアピールにはなる。

1−3.ボーダーラインギリギリの合否がひっくり返る

それでは、志望度の高さ・誠実さを伝えることで何が起こるのか。それはズバリ合否がひっくり返ることだ。

もちろん、お礼状・お礼メールを送れば面接が全て合格するというような都合の良い話ではない。そもそも採用する気がない状態から合格に持っていくことは難しい。

ただ、ボーダーラインギリギリで採用するかどうか迷っているような場合に、お礼状・お礼メールを送ることで合否がひっくり返ることは現実にある。人柄的には合格ラインに達しているが、経験・スキル等が合格ラインに達していない時など、企業が人を採用するにおいて内定を出すかどうか迷う場面は少なくない。「まだいい人がいるのではないか?」と考えて、採用を見送ることも少なくない。

そのような時には、採用担当者の背を押すためにも、お礼状・お礼メールは効果が高い。採用に達するための判断材料を面接の場で十分に提供することができなかったのであれば、ダメ押しとしてお礼状・お礼メールで志望度の高さ・誠実さを伝えることで、採用の後押しをしてやればいい。

企業の採用担当者も情に左右される一人の人間でしかない。お礼状まで送られて落とすのは採用担当者も心苦しい。古典的だが、迷っている人間に対してはこういった手段が思いの外有効なのだ。また、採用担当者が上長等に「お礼状を送ってくれて志望度も高そうなので是非採用したい」というように推薦する材料にもなるのもポイントだ。

2.お礼状・お礼メール、どちらの方がいいのか

お礼状・お礼メール、どちらを提出した方がいいのか。状況によって使い分けるのがベストだが、合否に与える影響だけを考えればお礼状の方が効力はある。だが、お礼状にもデメリットがあるのでその点は理解する必要がある。

2−1.合否に与える影響はお礼状

前述したように合否に与える影響はお礼状の方がお礼メールよりも遥かに強力だ。お礼状の方がお礼メールよりも手間がかかるし、より志望度の高さを伝えることができるからだ。

一方で、何度も使える手段でもない。こういった手法はレア感があるからこそ効果を発揮する。選考の度に送るとその都度新鮮さがなくなり、徐々に受け取る方も慣れてくる。まあ、選考ごとに面接官も変わるので、各面接官に対して毎回送るという手もなくはない。だが、意外性によって効果を発揮するのがお礼状なので、ここぞという時に取っておいた方がいいだろう。

また、お礼状は郵送で送るということもあり、すぐに先方の手元に届かないというデメリットもある。既に採用の合否が完全に決まっている中で送っても意味はないだろう。

2−2.手軽さはお礼メール

お礼メールは手間もかからないので、受け取る採用担当者からしても意外性はなく、志望度の高さ・誠実さを伝えるにもお礼状ほどの効果はない。それでも丁寧な印象は与えられるし、基本的にはプラスに働きやすい。

そしてお礼メールの大きなメリットは、やはりその手軽さだろう。面接が終わった直後に送ることができる点でお礼状よりリアルタイム性に優る。面接が終わった直後で合否を出そうとしているタイミングにお礼のメールが届いていたら、採用担当者も人の子なので多少は心を動かされるだろう。心が多少でも動いて合否が変わる可能性があるのであれば、送っておいて損はない。

3.お礼状・お礼メールが最大限効力を発揮するタイミング

それでは、お礼状・お礼メールが最大限効力を発揮するタイミングはいつだろうか。以下で説明したい。

3−1.お礼メールは一次・二次選考

お礼メールを送るタイミングは一次・二次選考の直後がベストだろう。

逆に一次・二次選考でお礼状を送るのはあまりおすすめしない。なぜならお礼状は意外性がある反面、飛び道具的要素が強いので何度も使える手ではないからだ。ここぞという時に一回だけ使うからこそ、効力があると言える。

一方でお礼メールはそれほどの意外性はないが、丁寧な印象を担当者に与えることができ、しかも終わった直後に送ることができるもメリットだ。特に一次選考は、人事担当レベルでの面接であることが多く、採用するか迷ったらとりあえず次に進ませることも多い。その後押しをするために、お礼メールで担当者の情に訴えかけるのも一つの手だろう。

3−2.お礼状は最終選考

お礼状を送るタイミングは最終選考がベストだ。

最終選考と一次選考・二次選考の違いは、最終選考が「採用するかどうか決める最後の関門」である点だ。これから長く戦力として働いてもらい、給料も支払う者の採用を決める選考であり、一次選考・二次選考と違って「とりあえず次に進ませる」というように軽い気持ちで選考を通過させられないのだ。

採用のボーダーラインを遥かに超えた評価の高さであれば問題はないが、ボーダーラインギリギリだと、慎重に採用可否の検討がなされることになる。

そのような時には、手書きのお礼状を送ることで、企業に対する志望度の高さ・誠実な人柄をアピールすることをおすすめする。企業は採用するにあたり「この人は本当に長く働いてくれるのだろうか」といった点を気にする。そこで、お礼状を送ることでその本気度を伝えることができるのである。

もちろん、お礼状を送ったからと言って確実に内定となるわけではないのだが、過去の経験から効果があることは間違いない。

ただ、お礼状は郵送となるため、企業の手元に届くまでに時間がかかる。終わった直後に作成してすぐに投函するようにしたい。

4.お礼状・お礼メールの書き方

最後にお礼状・お礼メールの書き方について紹介をしたい。

株式会社○○
○○部
○○○○様

お世話になっております。
本日面接を受けさせて頂きました、○○○○と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂きまして誠にありがとうございました。

面接におきまして、貴社の今後の事業戦略についてご説明を頂き、一層貴社で活躍していきたいという気持ちが強くなりました。
未経験の業界ではございますが、一刻も早く貴社において必要とされるスキル・知識を習得し、キャッチアップに励みたいと思います。
是非、貴社の一員として働かせて頂ければと願っております。

メールでのご連絡にて恐縮ですが、取り急ぎ面接のお礼を申し上げます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

○○○○
メール:○○○○@com
電話:○○○ー○○○○ー○○○○

5.まとめ

お礼状・お礼メールを送ることは必須ではない。毎回の面接で作成していては大変だろう。だが、ちょっとした手間によって合否がひっくり返ることもある。特に志望度の高い企業については、面接後にお礼状・お礼メールを送ってみてはいかがだろうか。


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